急ぎでない連絡・報告に電話したり直接話しかけたりしていないか？
基本的に連絡はLINE・メールを使用しましょう。
メリットとして時間の束縛を受けない、話だと内容をメモし忘れ分からなくなるという様な事も、文章連絡であれば記録が残しておける。
急ぎの場合や文章で書くより話をした方が早い場合は電話を使用する。
同様に社内でも業務を止めてしまわない様に報告など会話を要しない連絡はスプレッドシート、グーグルカレンダーなどスタッフが随時確認するツールに書き込める様にしておく。そうする事により直接本人に聞かなくてもツールを見れば確認する事ができます。
文字、ボイスメモ、写真、映像を活用
情報共有手段の基本は文章、音声を送る場合はボイスメモ、スマホで撮った写真・動画はGoogleフォトで共有する。ボイスメモは電話をすることができない時など録音後、LINEで送信する。
記録漏れを防ぐためのフォーマット
会話でやり取りする際に記録をするフォーマットを用意しておきます。顧客ヒアリングシート等、記録漏れを防ぐためのフォーマットを用意・活用しましょう。
運用はパソコン、iPadを使用しデジタルで管理します。紙だと紛失、保管管理の手間を要するため使わない。
案件管理システムの活用
「次に何をするか」を見える化できるシステムを作成しましょう。
スケジュール管理は「グーグルカレンダー」、長期的な予定は「グーグルキープ」、業務進行状況は「スプレッドシート」など使い分けて案件を管理します。
スタッフも次に何をするかを把握でき、滞りなく業務を進められます。
