ペーパーレス化のメリット① リアルタイムの情報共有
ペーパーレス化の最大のメリットはリアルタイムの情報共有ができている状態にあることです。ペーパーレス化は一旦社内でできてしまえば、もう紙には戻れないほど効率良くてストレスが少ないです。ペーパーレス化できていない場合、連絡したつもりになっていたり、ホワイトボードに目立つように貼られていたのに見ていなかったり、ということが原因でのトラブル発生が起こります。見たか見ていないかの確認作業が必要となってしまいます。ペーパーレス化できていれば例えば、LINEやメッセンジャーのようなチャットツールでは既読になるので、見たかどうかの確認の手間は省けます。
ペーパーレス化のメリット② 遠隔地でも複数人でもリアルタイム共有できる
在宅ワークでも外注先で別会社の方ともツールの設定さえしていればリアルタイム共有できます。稟議書を提出した後、決裁権限を持つ上司や社長のハンコが昔は必要だった紙の時代は終わり、今やそれぞれのアカウントからアクセスするだけで誰が何時何分にアクセスしたか、情報を更新したかが簡単にわかるのが当たり前の時代になりました。決裁の進行状況がどうなっているのか把握できます。
業務フローのペーパーレス化とは途中に紙を使わないこと
社内では完全ペーパーレス化、社外とやり取りではプリンター出力も併用
社内だけはデバイスの用意、設定、社内ルールを適用することができます。取引の多い顧客や仕入先とは、請求書や領収書等伝票関係はメールやチャットでPDFで送ったり、Googleドライブで共有フォルダを設定しておき、そこに入れていくという共通ルールを決めておくのが最も効率良い無駄のない方法です。年間取引が少ない相手の場合は、社外まで必要なデバイスの用意やルールを適用を依頼するのは難しい場合が多いと思いますので、プリンター出力して紙で渡すという従来通りの手段になります。業務フローの途中は社内での情報共有なので、完全ペーパーレスで、最後だけがプリンター出力で紙を使うということならペーパーレス化の恩恵を100％受けれている状態です。
何よりも手書きが大事な場合には、ペーパーレス化は断念！？
そんなことはありません。
キーボード入力で活字で情報共有するのが最も効率良いですが、ITが得意なスタッフばかりではない場合が多いことと、現場作業や接客業の場合は手書きメモでないと難しい場合が多いと思います。キーボード入力の結果得られる効率性よりも、手書きという手段を優先するためにほとんどの会社ではペーパーレス化できないのだと思います。
実はペンで自由自在に書く普通の手書きなのに、手書き文字を後から検索できたり、手書きノートを共有できたり、フォルダ整理ができたりとペーパーレスなのにできる手段があります。
それはipadでの手書きメモ共有です。様々な良いアプリがありますが、すべての有料手書きアプリを購入して使ってみた私のおすすめはgoodnote5です。これはフォルダ整理やノートごとの共有、写真の上に文字を書けるなどの使い勝手が最も優れているためです。書き心地の良さだけならばNote Alwaysが最高です。
